Inhoudsopgave
1. Inleiding
Wist je dat Amazon zijn boeken al na één werkdag sluit? Snel Sluiten Verwijst naar deze versnelling van de maand- of jaarrekening. Dit kan binnen enkele dagen na het einde van de periode worden aangemaakt zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de gegevens. Hoe kan het dat zo'n groot en beursgenoteerd bedrijf hiertoe in staat is? Hoe slaagt Amazon erin om zo snel nauwkeurige en hoogwaardige financiële gegevens te leveren?
In deze blogpost willen we een kijkje nemen naar wat middelgrote bedrijven te bieden hebben van de groten op het gebied van Sluitsnelheid En waarom het zinvol is om hier een voorbeeld aan te nemen.
2. Heeft u uw maandafsluiting op de 10e werkdag?
Het hoeft niet per se de 1e van een maand te zijn. Maar uiterlijk 10 werkdagen Elke bedrijfsleider zou zijn of haar financiële cijfers op tafel of scherm moeten hebben. En niet alleen voorlopige cijfers zonder afsluitende boekingen, zoals wijzigingen in voorraden en voorzieningen. De jaarrekening moet ook de kwaliteit hebben van een jaarrekening in de maandelijkse of driemaandelijkse financiële overzichten. Dit is de enige manier waarop je de mogelijkheid hebt om de cijfers echt te gebruiken voor controle en communicatie. Het is dus de moeite waard om een Versneld afsluitingsproces Denken.
3. Wat zijn de voordelen van een fast close?
Waarom is Amazon zo happig om zo snel mogelijk cijfers te leveren en wat doet dat voor mij als middelgroot bedrijf? De voordelen zijn legio:
- hoe eerder ik de cijfers heb vastgesteld, hoe eerder ik dat kan Besluiten Leid hieruit af
- Doorzichtigheid Schept vertrouwen. Amazon geeft hierbij aan de kapitaalmarkt aan dat de Processen efficiënt En dat je in staat bent om hier heel snel over te informeren
- In het geval van beursgenoteerde bedrijven gaat de aandacht altijd uit naar de eerste grote speler in de sector die zijn financiële gegevens publiceert. Dit leidt tot een PR-effect .
Zelfs als u geen beursgenoteerd bedrijf bent, zullen uw belanghebbenden de snelle opstelling van financiële overzichten waarderen. Ze signaleren Aandeelhouders , Medewerkers, accountants en banken dat u uw processen onder controle heeft en op elk moment vragen over de financiële situatie van het bedrijf kunt beantwoorden. Dit schept niet alleen vertrouwen, maar helpt ook bij strategische beslissingen, het zoeken naar investeerders, kredietonderhandelingen (bankrating) of het aanvragen van financieringsmogelijkheden. Alle concurrentievoordelen mogen niet worden onderschat.
In een gratis en vrijblijvend kennismakingsgesprek kijken we graag hoe een samenwerking eruit kan zien en hoe we dat voor je kunnen doen.
Duur: 30 min.
4. Wat heb ik nodig voor een Fast Close? Het 10-stappenplan!
"Ik ben geen groot bedrijf" is geen Goed excuus. Elk solide bedrijf zou immers ook een Functionerende financiële afdeling hebben.
Hier leggen we de 10 stappen , die nodig is om een snelle, hoogwaardige (maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse) financiële overzichten op te stellen.
Stap 1: Een organisatorisch goed gepositioneerde finance!
Het heeft geen zin als mijn financiële en boekhoudkundige afdeling qua personeel "op het laatste gat" zit, dan zal zelfs een snel afsluitend project waarschijnlijk niet per se succesvol zijn.
Controleer daarom eerst of je een Chronische onderbezetting van de interne afdeling. Tekenen hiervan zijn bijvoorbeeld dat taken zich "opstapelen" voor individuele medewerkers en dat belangrijke processen onvoltooid blijven in geval van ziekte.
Daarnaast moet u zich afvragen of uw medewerkers Voldoende opgeleid Waren. Vooral in snelgroeiende bedrijven is het niet ongebruikelijk dat er technische overbelasting optreedt, die kan worden tegengegaan door de afdeling op te leiden en verder op te leiden. Trainingen of workshops over fast-close als zodanig kunnen hier ook helpen.
Stap 2: Doe een knelpuntenanalyse!
Meer mensen, meer succes? Helaas is het niet zo eenvoudig en meestal niet ad hoc om af te sluiten. Vakmensen zijn moeilijk te vinden en moeten vaak zelf worden opgeleid. Daarom, zeker als je een onderbezetting van de financiële afdeling onder 1. hebt opgemerkt, is het belangrijk om van de nood een deugd te maken.
Wat zijn de knelpunten die vandaag de dag tot deze situatie leiden? Naast chronische onderbezetting van de afdeling kan dit ook te maken hebben met buitensporige eisen of ongepaste prioritering van taken.
Stap 3: Evalueer de geïdentificeerde knelpunten!
Om een snelle maandafsluiting te creëren die naam waardig, moeten verschillende afdelingen vaak worden multidisciplinair samenwerken . Dit begint bij de facturatie, via het vrijgeven van inkomende facturen, tot het informeren van Finance over zaken die relevant zijn voor voorzieningen. Beoordeel de relevantie van de geïdentificeerde knelpunten:
Hier zijn slechts een paar voorbeeldvragen:
- Hoe lang wacht ik op de definitieve goedkeuring van inkomende en uitgaande facturen?
- Wanneer ontvang ik de gegevens van HR over vakantie- en bonusbepalingen?
- Hebben we goederen of leveringen in behandeling?
- Waren er relevante klachten?
- Worden de IC-rekeningen geopend?
- Welke andere bijzondere omstandigheden zijn relevant voor de jaarrekening?
Over het algemeen kunt u vragen:
- Werken alle relevante interfaces tussen finance en andere afdelingen van het bedrijf?
- Is het gewaarborgd dat vervangingen werken in geval van ziekte en vakantie?
Stap 4: Automatiseer handmatige processen!
"We hebben het altijd zo gedaan" is het alarmsignaal voor elke consultant. Processen moeten leven en zich aanpassen aan veranderingen in het bedrijf. Bovendien maakt digitalisering het gemakkelijker dan ooit om software te vinden voor geautomatiseerde processen voor verschillende gebruiksscenario's, wat tijd en geld bespaart en het risico op fouten minimaliseert. ERP-systemen zijn slechts één voorbeeld, het gebruik van Robotc Proces Automatisering (RPA) of kunstmatige intelligentie (AI) twee anderen.
Stap 5: Alleen relevante informatie mag de sluiting vertragen!
Keer op keer ervaren we bij projecten dat de jaarrekening niet definitief is omdat Reiskosten en creditcardafschriften zijn niet vrijgegeven of ondersteunende documenten ontbreken. Maar is dat wel relevant?
Meestal zijn dit lage bedragen van vier of vijf cijfers die geen invloed hebben op de boodschap van de jaarrekening. Integendeel, met een eenvoudige voorziening voor openstaande facturen, "zou de druppel worden gezogen". Werk daarom met het concept van Materialiteit. Feiten die geen invloed hebben op de jaarrekening, d.w.z. die niet van materieel belang zijn voor de juistheid en de verklaring ervan, kunnen anders worden behandeld. Dit brengt ons bij de volgende stap.
Stap 6: Werk met grenzen!
Amazon is ook zo snel omdat het een Hoge betrouwbaarheid in geschatte waarden uit het verleden. Het bedrijf kent bijvoorbeeld de retouren van leveringen in alle gedefinieerde productgroepen. Deze zijn zo geldig dat een forfaitaire waarde als risicovoorziening de inkomsten verlaagt. Dit betekent dat het bedrijf geen 30 of meer dagen hoeft te wachten.
Deze ervaring heb je ook. U kent bijvoorbeeld de maandelijkse gemiddelde brandstofkosten van uw bedrijfswagenpark of telefoonkosten, zelfs als de rekening nog openstaat. Wacht dus niet op deze facturen, boek er gewoon een Provisie voor openstaande facturen.
Het wordt een beetje moeilijker als het gaat om bevolkingsveranderingen. Als deze relevant zijn voor uw bedrijfsmodel, dan moet dit proces werken! Maak daarom gebruik van de functionaliteiten van uw ERP-systeem en zorg voor de processen die nodig zijn voor een juiste bepaling.
Stap 7: Werk aan de relevante processen voor een optimale planning!
Als er relevante en essentiële verbindingen zijn tussen Finance en andere afdelingen of dochterondernemingen, dan moeten deze Interfaces werk. Optimalisatie is het toverwoord.
Een essentiële vraag hierbij is: "Wie moet wat leveren en wanneer?"
Teken de afzonderlijke processtappen op een tijdlijn. Elke afdeling heeft zijn eigen Duidelijke deadline om de vereiste informatie te verstrekken. Plan voldoende tijd voor coördinatie en vragen. Optimaal heeft u één dag de tijd om dit te doen voordat u het eindrapport maakt. Maak het rooster voor:
- Maandelijks-
- Driemaandelijks en
- Jaarrekening
Voor externe rapportage zijn de eisen strenger en moet er rekening mee worden gehouden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat voor de jaarrekening deskundigenadviezen voor pensioenvoorzieningen, bodemsaneringen of berekeningen voor medezeggenschap moeten worden opgevraagd bij externe deskundigen. Met deze data moet ook rekening worden gehouden in de planning en worden afgestemd met de externe partijen, evenals met de definitieve belastingberekening met de belastingadviseur of de audit door de jaarlijkse accountant, die al parallel kan plaatsvinden.
Stap 8: Benadruk je schema!
In veel gevallen zijn planningen slechts plannen die maar al te vaak worden verscheurd door de realiteit.
Maar dat betekent niet dat je zonder kunt. Integendeel: kijk waar je planning zwakke punten heeft.
- Welke sleutelfiguren kunnen niet worden vervangen omdat zij de enigen zijn die informatie kunnen verstrekken?
- Hoe kunnen er regels voor vertegenwoordiging worden opgesteld voor deze mensen?
- Zijn er andere manieren om de informatie te verkrijgen, bijvoorbeeld via geautomatiseerde rapporten?
Dit zijn de vragen die je gaan helpen om het totale proces beter en weerbaarder in te richten.
Stap 9: Maak je schema gelijk!
Als het rooster vaststaat en je kent de zwakke punten, vraag jezelf dan af of je de eindstellingen gelijk kunt trekken.
Vaste activa worden als voorbeeld genoemd. Waarom boekt u de toevoegingen en desinvesteringen van activa niet op de 15e van een maand van het jaar? Aan het einde van de maand kijken ze alleen naar de resterende toevoegingen aan beleggingen op basis van materialiteitsaspecten ( Zie stap 5 ): Zijn er nog andere beleggingen die geboekt moeten worden, anders zou de jaarrekening een heel andere boodschap hebben? Zo niet, maak dan de boekingen in de nieuwe maand wanneer het weer rustiger wordt ( Stap 1 verstrekt). In veel gevallen kunt u ook voorzieningen of waardecorrecties berekenen op een eerdere rapportagedatum en deze dienovereenkomstig aanpassen aan de afsluitdatum aan het einde van de maand op basis van geldige empirische waarden.
Stap 10: Ga gewoon aan de slag!
Het beste plan is nutteloos als je het niet uitvoert. Vooral wanneer de financiële boekhoudkundige situatie gespannen is, is het zinvol om zich aan het onderwerp te wijden. Je moet beginnen met de grootste "tijdmoordenaars" en dan langzaam je weg vooruit vinden.
5. Conclusie
De tijdige jaarrekening is geen rocket science! Met de hierboven beschreven stappen heeft u de mogelijkheid om uw sluitingsproces voortdurend te verbeteren en zo sneller te worden zonder verlies van sluitingskwaliteit. Kritieke situaties in de boekhouding zijn goede gelegenheden om het onderwerp fast close op de agenda te zetten.
